[신입사원이 입사했어요] 영수증 관리가 어려운데 어떻게 할까요?(2)

BY 김수종   2021-08-12
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고민해 대리는 신입사원이 입사해서 쉬운 일부터 설명해주고 몇 가지 업무를 신입사원이 맡도록 하고 다른 부서의 소액의 경비지출 청구에 대한 검토와 영수증의 관리 업무도 담당하도록 하고 있습니다. 다행히 신입사원이 잘 적응하고 있기는 하지만, 아무래도 복잡한 회계업무를 하나씩 알려주는 것이 쉽지는 않아 여러 방법을 생각해보고 있습니다.

고민해 대리 : 안녕하세요...
세무사 : 네, 안녕하세요...
고민해 대리 : 세무사님, 신입사원이 이제 자신이 맡은 업무를 어떻게 해야할지 순서부터 챙겨야 할 서류들도 빠트리지 않고 잘 하고 있어요.
세무사 : 아...그래요? 적응을 잘 할 수 있을까 걱정했는데 다행이네요.
고민해 대리 : 네, 전에 알려주신 대로 계정과목별로 알려줬더니 신입사원도 그 내용대로 따라하니 일 하기 훨씬 수월하다고 좋아해요.
세무사 : 네, 그럼 전에 설명드린 방법으로 몇가지 계정과목을 설명드리면 될까요?
고민해 대리 : 신입사원이 몇가지 물어본게 있어요. 직원들이 저녁에 야근할 때 식비 지급한 것, 사무실 관리비, 수도요금, 전기요금, 직원들 시내, 시외 출장비, 그리고 ...음 뭐였지?
세무사 : 이번에는 매월 고정적으로 지출되는 경비나 자주 발생하는 경비 위주로 설명드릴께요.
고민해 대리 : 네.

세무사 : 사원들이 일하다보면 야근을 하는 경우가 많죠? 그러면 저녁도 먹고, 간식을 먹기도 하는데 이런 비용들은 회사가 부담하는데 소액은 현금으로 결제하기도 하지만 법인카드로 결제하는 경우가 대부분이고, 사원 개인이 먼저 자신의 신용카드로 결제하고 회사에 청구하는 경우도 있습니다. 이러한 야근식대는 보통 복리후생비로 처리하고 있습니다. 야근식대 외에도 회사 회식비, 단합대회 식대, 행사비용 등 그리고 겨울철에 회사에서 직원들에게 패딩점퍼를 구매해서 지급하는 경우가 있는데 이러한 비용들이 복리후생비로 분류됩니다. 물론 부가가치세를 부담한 경우라면 세금계산서를 수취하거나 법인신용카드로 결제하고 법인신용카드 영수증을 첨부하여야 합니다.

회계처리는 다음과 같이 하면 됩니다. 식비로 30,000원을 결제한 경우를 가정해보죠.


⑴ 야근식대 등을 결제하는 경우

법인카드로 결제시(개인카드로 결제한 경우도 동일) 현금으로 결제한 경우
(차변) 복리후생비 30,000
(대변) 미지급금 30,000
(차변) 복리후생비 30,000
(대변) 현금 30,000

그런데 이러한 야근식대를 회사 주변의 식당과 계약을 맺고 월단위로 결제하는 경우가 있는데 이런 경우에는 주의할 내용이 있습니다. 이런 경우에는 지출 건당 3만원을 초과하는 경우가 대부분일 겁니다. 이때는 세금계산서나 법인신용카드 영수증을 수취하여야 합니다.


⑵ 회사의 보험료를 결제하는 경우

법인차량 보험을 가입하고 보험료를 지출한 경우에는 다음과 같이 분개합니다. 보험료는 723,000원이라고 해보죠.

법인카드로 결제시 예금게좌에서 이체하여 결제한 경우
(차변) 보험료 723,000
(대변) 미지급금 723,000
(차변) 보험료 723,000
(대변) 보통예금 723,000

보험료는 적격증빙 수취의무가 면제되는 경비라는 것도 알아두세요.


⑶ 수리를 하고 수리비를 지급하는 경우

회사에서 복사기나 프린터 그 외에 사무실 관련한 수리비를 지출하는 경우가 있는데 이럴 때는 수선비 계정과목으로 분개를 하여야 합니다. 복사기를 수리하고 수리비로 150,000원(부가가치세 별도)을 지출한 경우 다음과 같이 분개합니다.

세금계산서를 수취하거나 법인카드로 결제시 예금계좌에서 이체하여 결제한 경우
(차변) 수선비     150,000
부가세대급금  15,000
(대변) 미지급금 165,000
(차변) 수선비     150,000
부가세대급금  15,000
(대변) 보통예금 723,000

수선용역을 제공받은 경우에는 부가가치세가 과세되는 경우가 거의 대부분입니다. 그러므로 지출 건당 3만원을 초과하는 경우에는 적격증빙(세금계산서, 계산서, 법인신용카드영수증, 현금영수증 지출증빙용)을 수취하여야 합니다.


⑷ 직원의 출장경비를 지급하는 경우

회사에서 직원에게 출장을 지시할 경우 교통비나 숙박비용 등을 부담하게 되는데 이러한 비용들은 여비교통비로 분류합니다. 출장비를 직원에게 현금으로 지급하거나 직원의 계좌로 이체해주고 출장일정을 마친 후에 정산을 하는 경우도 있고, 법인신용카드를 이용하여 결제하는 경우도 있습니다. 법인신용카드 사용을 모든 직원이 할 수 있는 것은 아니니 직원 개인의 신용카드 등으로 먼저 결제하고 출장을 마치고 돌아와서 정산을 하는 경우가 많이 있습니다.
여비교통비의 경우 대부분 대중교통을 이용하거나 출장지의 숙박업소를 이용하는 경우인데 이러한 지출에 대해서는 영수증을 수취하는 경우가 대부분이여서 부가가치세를 고려할 경우는 많지 않아요. 하지만 이 경우에도 지출건당 3만원을 초과하면 적격증빙을 수취하여야 하는지 고민할 수 밖에 없는데 버스, 지하철, 항공료 등은 적격증빙을 수취하지 않아도 무방하고 대부분 직원 개인의 신용카드를 이용하기 때문에 적격증빙 수취는 어렵지 않습니다.

회사 직원이 시내 거래처에 업무협의차 이동하면서 교통비로 택시 승차비용으로 15,000원을 결제한 경우 회계처리를 예시하면 다음과 같습니다.

법인카드(또는 직원개인카드)로 결제시 현금시재로 결제한 경우
(차변) 여비교통비 15,000
(대변) 미지급금 15,000
(차변) 여비교통비 15,000
(대변) 현금 15,000

그리고 제 주변 몇몇 회사의 경우 직원의 시내출장 소액 교통비를 매번 지급하는 것이 번거로워서 회사에서 직접 교통카드를 구매하여 1주일 단위로 정액을 충전하여 두고, 각 부서별로 교통카드를 이용하여 시내출장비를 지출하도록 하고 1주일 단위로 사용액을 충전할 때 사용내역만 제출하도록 하는 경우도 있습니다.


⑸ 거래처와 식사를 같이 하거나 골프 라운딩을 하는 경우

업무를 처리하다보면 상대 거래처와 협의를 하거나 친목 등을 도모하기 위해 식사를 같이 하는 경우 또는 골프 라운딩을 하는 경우, 선물을 하는 경우, 경조사비를 지출하는 경우가 있습니다. 이러한 지출액은 접대비로 분류하는데 다른 경비 지출액보다 증빙관리에 좀 더 주의를 기울여야 합니다.

첫째, 접대비 외에 다른 경비 지출의 경우에는 신용카드로 결제할 때 직원 개인의 카드를 사용하여도 적격증빙을 수취한 것으로 인정하지만 접대비의 경우에는 반드시 법인신용카드를 사용하여야 합니다. 직원의 개인신용카드 사용분은 적격증빙을 수취한 것으로 인정하지 않습니다. 또한 적격증빙을 수취하여야 하는 경우도 일반적인 접대비와 경조사비로 구분하여야 합니다. 일반적인 접대비는 거래건당 3만원을 초과하는 경우 적격증빙을 수취하여야 하지만 경조사비는 거래건당 20만원 이하 지출액은 적격증빙을 수취하지 않아도 무방합니다.

둘째, 접대비로 지출하는 금액에 대해서는 부가가치세 매입세액을 공제받을 수 없습니다.

│거래처와 식사후 식비로 35,000원을 결제한 경우│
거래처와 식사를 같이 한 경우(법인카드로 결제) 현금시재로 결제한 경우
(차변) 접대비 35,000
(대변) 미지급금 35,000
(차변) 접대비 35,000
(대변) 현금 35,000

※ 접대비를 현금으로 지출한 경우에는 법인세 신고시 비용으로 인정받을 수 없으므로, 부득이 현금으로 결제한 경우에는 현금영수증(지출증빙)을 수취하여야 합니다.

│거래처 선물대금으로 30만원(부가가치세 별도)를 결제하고 세금계산서를 수취한 경우│
세금계산서 수취
※ 부가가치세법에서 접대비 관련 매입세액은 불공제로 규정하고 있으므로
부가가치세 신고시 주의하여야 합니다.
(차변) 접대비 330,000
(대변) 미지급금 330,000

│거래처 경조사비로 다음과 같이 현금으로 지급한 경우│
축의금 20만원 현금지급 축의금 30만원 현금지급
(차변) 접대비 200,000
(대변) 현금 200,000
(차변) 접대비 300,000
(대변) 현금 300,000

※ 적격증빙 수취 기준금액인 20만원을 초과한 경우 초과한 10만원을 경비에서 부인하는 것이 아니라 전액 30만원을 부인하게 됩니다.


⑹ 사무실 전화요금, 우편요금을 결제하는 경우

업무목적으로 사무실의 유선전화와 무선전화 그 외 팩스 사용요금을 납부하는 경우 또는 우편발송을 하고 우편요금을 결제하는 경우에는 그 지출액을 통신비로 분류합니다.

사무실 전화요금에 대해 세금계산서 수취 거래처 발송서류를 우편발송하고 12,000원을 카드로 결제
(차변) 통신비     80,000
부가세대급금  8,000
(대변) 미지급금 88,000

※ 유선전화·무선전화 등 부가가치세가 과세되는 금액에 대하여 세금게산서 수취한 경우 매입세액공제 가능합니다.(요금은 80,000원 VAT별도인 경우 가정)
(차변) 통신비 12,000
(대변) 미지급금 12,000

법인명의로 개통한 전화요금에 대해서는 법인의 명의로 세금계산서를 수취하므로 전액 경비처리되지만 직원 개인의 전화를 업무에 사용하도록 한 경우 회사가 전화요금을 일부 부담하는 경우가 있는데 이에 대해 세법에서는 업무목적으로 사용한 부분에 대한 회사의 부담액을 비용으로 인정하고 있습니다.


⑺ 직원의 업무능력 향상을 위해 교육비 훈련비 등을 지출하는 경우

직원의 회사 업무처리 능력을 향상시키기 위해 교육기관에 교육을 의뢰하고 교육비를 지출하거나 강사를 초빙하여 직원이 강의를 수강하도록 하고 강사료를 지급하는 경우가 있습니다. 정부의 인허가 교육과정을 수강하는 경우 교육비 지출액에 대해 부가가치세가 면세되어 계산서를 수취하고, 강사를 초빙하고 강사료를 지출한 경우에는 강사료에 대해 사업소득 또는 기타소득으로 원천징수를 하여야 합니다.

① 교육기관에서 수강하고 교육비를 지출하는 경우

교육비 30만원을 계좌이체로 지급하고
계산서 수취(법인신용카드로 결제, 직원 개인카드로 결제하고 회사가 직원에게 지급)하는 경우
(차변) 교육훈련비 300,000
(대변) 보통예금 300,000
(차변) 교육훈련비 300,000
(대변) 미지급금 300,000

② 강사를 초빙하고 강사료 지급시 사업소득으로 원천징수 하는 경우

강사료 100만원에 대해 원천징수후 차액을 계좌이체로 지급하는 경우
(차변) 교육훈련비 1,000,000
(대변) 예수금(소득세)   30,000
예수금(지방소득세)   3,000
보통예금     967,000
※ 강사료 지급시 강사료를 사업소득으로 원천징수 할 것인지 아니면 기타소득으로 원천징수할 것인지 주의하여 판단하여야 합니다. 사업소득과 기타소득은 원천징수 방법과 세율이 사업소득과는 다르고 강사의 종합소득세 신고유무에도 영향을 미치기 때문입니다


⑻ 택배 또는 퀵서비스 등을 이용하고 비용을 지급하는 경우

회사에서 소량의 물품을 운반하거나 급히 보내야할 서류 등을 퀵서비스를 이용하여 보내는 경우가 있습니다. 또는 다량의 화물을 운송업자에게 의뢰하고 운송하는 경우도 있는데 이는 모두 운반비로 분류합니다. 과세되는 용역의 공급에 해당하므로 적격증빙으로 세금계산서를 수취하거나 법인카드 등으로 결제한 경우 법인신용카드영수증을 수취하여야 합니다. 퀵서비스 운임의 경우 발생빈도가 많지 않다면 그 비용을 현금으로 결제하는 경우가 대부분이므로 적격증빙 수취 기준금액 3만원을 초과하지 않으면 영수증을 수취하여도 무방합니다.
다만, 화물운송업자 중 간이과세자에게서 화물운송용역을 제공받은 경우에는 대금을 지급하여도 세금계산서를 수취할 수 없으므로 적격증빙 수취 예외로 인정하되 법인의 법인세 과세표준신고시 경비등 송금명세서를 작성하여 제출하여야 합니다.

운송료 22만원(VAT포함)을 계좌이체로 지급하고 증빙을 수취하는 경우
적격증빙 수취방법 : 화물운송업자가 일반과세자인 경우 세금계산서 수취 적격증빙 수취방법 : 화물운송업자가 간이과세자인 경우 영수증을 수취하고 법인세 과세표준 신고시 경비등 송금명세서를 제출함
(차변) 운반비     200,000
부가세대급금  20,000
(대변) 보통예금 220,000
(차변) 운반비 220,000
(대변) 보통예금 220,000