[신입사원이 입사했어요] 영수증 관리가 어려운데 어떻게 할까요? (1)

BY 김수종 2021-06-21

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고민해 대리는 자신이 전부터 맡아온 세금계산서의 발행과 수취는 계속해서 관리하고 신입사원에게는 다른 부서에서 취합된 지출결의서와 일반적인 경비 지출 및 영수증 관리 업무를 맡겼습니다. 신입사원인지라 아무래도 물어보는 것도 많고 아직 익숙하지 않은 업무를 해야하는 것을 감안하기는 하지만 매번 물어본 것에 답해주는 것도 업무효율이 오르지 않아 어떻게 하면 좋을지 궁리 중에 적격증빙이 무엇인지 그리고 상황별로 어떤 적격증빙을 받아야 하는지 알려주었으니 이번에는 지출된 금액을 어떤 계정과목으로 분류하는지 그리고 그 계정과목별로 주로 어떤 적격증빙을 받으면 되는지 사례별로 알려주면 좋을 것 같은데 막상 내용을 정리하려니 엄두가 나질 않습니다.

고민해 대리 : 지난 번에 입사한 신입사원 아시죠?
세무사 : 네, 적응은 잘 하고 있어요? 아무래도 처음 입사한 회사에서 이것저것 배워야 할게 많을텐데 힘들어 하지는 않아요?
고민해 대리 : 네... 밝은 성격이여서 그런지 회사 생활 적응은 잘 해나가고 있는 듯 해요. 그런데 경비 영수증 정리하는 것을 알려주고 제가 검토는 해주고 있지만 저도 제 업무량 때문에 부담이 되는데, 어떻게 하면 좋을까요?
세무사 : 생각해본 방법은 있어요?
고민해 대리 : 아니요. 저도 업무량이 계속 늘어나다보니 그때 그때 알려주는 것 말고는 달리 생각해본 것은 없어요.
세무사 : 아...그렇군요... 대리님도 새로 입사한 직원도 다들 힘들겠어요...
고민해 대리 : 지금 이 상황을 어찌하면 좋을까요?
세무사 : 음....... 그럼 이렇게 해보면 어떨까요?
고민해 대리 : 좋은 방법이 있나요?
세무사 : 전에 대리님도 회계부서로 발령 받았을 때 영수증 관리 때문에 힘들어 했잖아요. 그래서 이번에는 회사 결산서를 보면서 주로 발생하는 경비 계정과목별로 어떤 적격증빙을 받아야 하는지 그 구체적 사례를 살펴보는 겁니다.
고민해 대리 : 아..그러면 우리 회사의 경비 발생패턴은 매달 큰 변동없이 비슷하게 발생하니까 2개월~3개월 정도 기간에 발생한 경비 내역들을 분류해서 그 사례별로 적격증빙을 어떻게 수취하고 관리할지 설명해주신다는 거죠?
세무사 : 네, 맞아요. 지난 번에 적격증빙이 무엇인지 그리고 적격증빙을 받지 않아도 되는 특례사항에 어떤 것들이 있는지를 살펴보았으니 이번에는 구체적인 사례를 가지고 검토해보면 좋을 것 같다는 생각입니다.
고민해 대리 : 네. 그럼 세무사님도 아시다시피 우리 회사는 제조업과 도소매업을 같이 하고 있잖아요. 그럼 제조업과 도소매업을 각각 알려줘야 할까요?
세무사 : 아뇨 그럴필요는 없을 듯 하고요. 같은 논리로 파악하는 것이니 그렇게까지 힘들지는 않을 겁니다. 그럼 이제부터 각각의 구체적 사례별로 살펴보기로 하지요....

제조업이나 도소매업이나 원재료를 구매해서 제조과정을 거쳐 완성된 제품으로 판매하는 경우나 상품을 구매해서 다시 재판매하는 경우나 그 과정에는 원재료 또는 상품의 구매와 인건비의 발생이 거의 필수적인 상황입니다. 지금부터는 원재료 또는 상품의 구매로 구분하지 않고 재화나 용역을 공급받은 경우로 전제하고 설명할게요. 본격적으로 살펴보기 전에 지난 번에 공부한 것 중에 중요한 것 두가지만 복습하고 시작할게요.

※ 적격증빙을 수취하여야 하는 경우 다음의 요건이 충족되는 경우 거래에서는 적격증빙을 수취하여야 합니다.
① 재화 또는 용역의 공급이 있어야 한다
② 거래 양 당사자가 법인 또는 사업자이여야 한다
③ 국내거래이여야 한다
④ 거래 건당 금액이 3만원(부가가치세 포함)을 초과하여야 한다.
※ 적격증빙의 종류 ⑴ 세금계산서
⑵ 계산서
⑶ 신용카드영수증
⑷ 현금영수증(지출증빙용)
※ 저자주 :
① 회사마다 사용하는 계정과목이 다를 수 있고 절대적인 분류기준에 따른 것이 아니며, 주요 경비 계정과목으로 분류하는 것도 모든 회사에 공통적으로 적용되기에는 한계가 있지만 법인세 또는 소득세 신고시 적용되는 표준손익계산서에서 사용되는 계정과목을 분류기준으로 적용하고 이하에서 설명을 합니다.
② 주요계정과목은 원재료, 상품, 임금, 상여금, 임원 및 직원급여, 퇴직급여, 복리후생비, 여비교통비, 접대비, 통신비, 수도광열비, 전력비, 세금과공과금, 감가상각비, 지급임차료, 수선비, 보험료, 차량유지비, 운반비, 교육훈련비, 도서인쇄비, 포장비, 사무용품비, 소모품비, 지급수수료, 보관료, 광고선전비, 판매촉진비, 대손상각비, 건물관리비, 잡비 등으로 분류할 수 있습니다.
③ 동일한 계정과목, 예를들어 여비교통비의 경우 생산부서 근무자의 여비교통비인 경우에는 제조원가로 판매관리 부서 근무자의 여비교통비인 경우에는 판매비와관리비로 분류되는데 원가분류기준별로 구분하지 않고 계정과목의 성격별로 내용을 서술합니다.

1. 원재료 또는 상품 계정

⑴ 원칙

원재료 계정은 제조업에서, 상품 계정은 도소매업에서 판매목적으로 구매하는 재화가 될 것입니다. 즉, 제조업은 원재료를 구매해서 제조과정을 거쳐서, 도소매업은 상품을 구매해서 다시 판매하는 과정을 거쳐서 수익을 발생시키게 됩니다. 원재료든 상품이든 재화를 공급받는 관점에서는 동일합니다. 이는 곧 사업자가 국내에서 사업자로부터 재화를 공급받는 경우에 해당하므로 적격증빙을 수취하여야 한다는 것을 뜻합니다.

⑵ 수취특례가 적용되는 경우

지난번에 살펴본 적격증빙수취특례의 경우가 모두 해당되는데 원재료 또는 상품 구매와 관련해서 실무에서 발생할 수 있는 경우라면 다음과 같은 사례가 해당된다고 할 수 있습니다.

① 원재료 또는 상품을 농·어민(법인 제외)으로부터 직접 공급받은 경우
② 원재료 또는 상품을 국내사업장이 없는 외국법인이나 비거주자로부터 공급받는 경우(대개의 경우 외국에서 수입하는 경우가 해당된다고 할 수 있음)

위의 사례외에도 여러 경우가 있을 수 있습니다. 수취특례에 해당하면 적격증빙을 수취하지 않아도 비용으로 처리할 수 있지만 근거과세원칙에 따라 이를 입증할 수 있는 증빙을 구비하여야 합니다. 예를 들어보면 농어민의 인적사항을 파악할 수 있는 신분증 사본과 대금지급의 객관적 사실을 입증할 수 있는 계좌이체 영수증이나 무통장입금 영수증 등을 구비하여야 하고, 수입하는 재화의 경우에는 통관시 수입세금계산서(면세 재화는 수입계산서)를 수취하고 수입신고필증 및 외국의 수출업자에게 대금을 지급할 경우 송금명세서 등 대금을 지급한 사실을 입증할 수 있는 증빙을 구비하여야 합니다.

⑶ 회계처리 및 세무처리

① 원재료(상품) 공급가액 1,000,000원 부가가치세 100,000원을 구매하고 세금계산서를 수취하고 외상매입한 경우

매입세액을 공제받는 경우	매입세액 불공제의 경우
(차변) 원재료(상품) 1,000,000 부가세대급금 100,000 (대변) 외상매입금 1,000,0000	(차변) 원재료(상품) 1,100,000 (대변) 외상매입금 1,100,000

② 농어민으로부터 직접 공급받은 원재료를 제조 가공하여 과세되는 재화를 공급하는 경우에는 의제매입세액을 공제 받을 수 있으며, 이 경우 회계처리는 다음과 같습니다.

식재료 1,000,000원을 농민으로부터 직접 구매하여 이를 판매하는 음식물의 원재료에 사용하고 판매하는 경우

농산물을 구매한 시점	부가가치세 신고 의제매입세액 공제 적용시
(차변) 원재료 1,000,000 (대변) 외상매입금 1,000,000	(차변) 부가세대급금 56,604 (대변) 원재료 56,604

* 1,000,000 × 6 / 10 = 56,604
* 의제매입세액 공제율은 업종과 사업자의 규모에 따라 달리 적용되며, 사례에서는 음식점업을 영위하는 법인사업자의 경우를 전제로 산정함

2. 급여 등

⑴ 원칙

근로자로부터 근로를 제공받고 그 대가를 지급하면 인건비라 하는데, 좀 더 쉽게 말하면 근로자가 회사에서 한달 동안 일하고 월급 등을 지급하면 이 금액이 급여가 되는 것입니다. 생산부서 근무자인 경우에는 임금 등으로 분류하고 판매관리부서 근무자인 경우에는 급여로 분류하는 것이 일반적이기는 하지만 회사 저마다 특성에 맞게 분류할 수도 있습니다. 회사의 대표자나 이사 등 임원에게 지급하는 경우에는 임원급여로 별도로 분류하기도 하지만 인건비의 특성에는 차이는 없습니다. 이러한 인건비는 용역을 공급받고 그 대가를 지급하는 것이 아니므로 원칙적으로 적격증빙을 수취할 의무는 없는 것입니다.

⑵ 인건비 지급시 증빙

대개의 경우 월급을 지급한 경우는 근로소득에 해당하므로 매년 근로소득에 대한 연말정산을 하고 근로소득 원천징수영수증을 근로소득자에게 교부합니다. 이 때 근로자에게 교부하는 근로소득원천징수영수증과 같은 내용을 세무서(보통은 홈택스에 전자제출)에 제출하는데 이를 근로소득지급명세서라고 합니다. 이렇게 제출하는 근로소득지급명세서가 증빙을 대신하는 것입니다. 또한 법인사업자의 경우 대표이사 또는 임원과 특수관계인의 인건비는 가공인건비의 계상으로 추정되어 소명을 요구받는 경우도 있으므로 근로소득지급명세서의 제출은 물론 출퇴근 명부, 업무일지, 국민연금 건강보험 등 가입명부와 매월 급여일에 급여를 지급한 사실을 입증할 수 있는 계좌이체 영수증과 급여명세서를 구비하고 더불어 책정된 급여 수준의 적정성을 입증할 수 있는 근거자료(특수관계인이 아닌 자의 연봉근로계약서와 특수관계인의 연봉근로계약서를 비교할 수 있도록) 같이 준비하여야 합니다.

⑶ 회계처리 및 세무처리

① 직원 급여 3,000,000원 중 국민연금 135,000원 건강보험(장기요양포함) 114,750원 고용보험 24,000원 근로소득세 84,850원 지방소득세 8,480원 공제후 지급시

매월 말일 급여 계산하고 지급

매월 말일 급여 계산하고 다음달 5일에 지급

(차변) 급여 3,000,000
              (대변) 국민연금예수금  135,000
                  건강보험예수금  114,750
                    고용보험예수금    24,000
                      소득세예수금      84,850
                      지방소득세예수금  8,480
                    보통예금       2,623,920

(차변) 급여 3,000,000
                 (대변) 국민연금예수금 135,000
                          건강보험예수금 114,750
                          고용보험예수금   24,000
                          소득세예수금     84,850
                          지방소득세예수금 8,480
                          미지급금      2,623,920
(차변) 미지급금 2,623,920
                   (대변) 보통예금      2,623,920

② 사업자가 근로소득을 지급한 경우 지급한 달의 다음달 10일까지 지급액과 원천징수한 소득세액을 신고하고 납부하여 합니다. 이 내용은 ‘원천징수이행상황신고서’에 기재하여 신고하고 지방소득세의 경우에도 별도로 신고하고 납부하여야 합니다. 대개의 경우 홈택스(국세부분) 위택스(지방세부분)에 전자신고하고 납부합니다. 예를 들어 5월 귀속 급여를 5월 말일에 지급한 경우에는 지급한 급여에 대한 원천징수세액을 지급한 달의 다음 달인 6월 10일까지 신고하고 납부하고, 만약에 5월 귀속 급여를 다음달인 6월 5일에 지급한 경우에는 7월 10일까지 신고하고 납부합니다.

3. 아르바이트 등 일용 근로자의 급여 등

⑴ 원칙

회사에서 업무 분담을 위해서 근로자를 채용하여 업무를 분장하고 담당 업무를 정하지만 경우에 따라서는 일시적으로 과부하가 걸린 부서의 인력충원을 위해 임시로 일용근로자를 채용하는 경우도 있습니다. 이 경우에도 앞서 살펴본 바와 같습니다. 계정과목은 보통 “잡급”으로 분류하는데 이는 절대적인 분류기준은 아니고 회사에서 저마다 특성에 맞게 다른 명칭을 사용할 수 있습니다.

⑵ 지급시 증빙

일용직 인건비의 경우에도 근로를 제공받고 그 대가를 지급하는 것이므로 적격증빙을 수취할 의무는 없습니다. 또한 일용근로자에게 지급한 인건비의 경우 일용근로소득지급명세서를 제출하여야 하므로 이 명세서가 적격증빙을 대신합니다. 또한 일용근로소득의 경우에도 그 지급금액의 객관성과 적정성을 입증하기 위하여 일용임금대장 등 근로일수를 확인할 수 있는 증빙자료와 지급사실에 대한 객관적 입증자료인 계좌이체 영수증 등도 구비하여야 합니다.

⑶ 회계처리 및 세무처리

① 생산부서 근무자의 결원을 임시 충원한 일용근로자에게 일당 200,000원을 지급하는 경우

일당에 대한 원천징수세액 계산	지급시 회계처리
근로소득세 원천징수세액 (200,000 –150,000) × 0.06 × (1-0.55) = 1,350 지방소득세 특별징수세액 1,350 × 10% = 130 고용보험 등은 공제하지 않는 것으로 전제	(차변) 잡급 200,000 (대변) 소득세예수금 1,350 지방소득세예수금 130 보통예금 198,520

② 일용근로소득은 일용근로소득지급명세서를 제출하여야 하며, 2021.07.01. 이후 지급분부터는 매월 일용근로소득지급명세서를 제출하여야 합니다.

※ 저자주 : 상여금 중 임원에 대한 상여금은 세법상 주의할 사항이 다수 있으며, 퇴직급여의 경우에도 확정급여형 퇴직연금, 확정기여형 퇴직연금 및 임원의 퇴직금에 대한 세법상 규정 등이 다수 있으므로 이는 별도로 내용을 서술 합니다.

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