복리후생비는 반드시 적격증빙을 갖춰야

BY 배은주   2018-08-22
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식사관련비용 등의 세무회계 실무(2)

세법에서는 직원들의 복리 증진을 위하여 회사가 지출하는 비용에 대하여는 상당히 관대한 편입니다. 그렇지만 복리후생비로 처리된 모든 비용이 세무상 경비로 인정되는 것은 아니며, 기본적으로 적격증빙 수취가 수반되어야 경비로 인정됨을 꼭 인지하셔야 합니다.

복리후생비를 회사 경비로 처리하기 위해서는 반드시 세금계산서, 카드전표, 현금영수증 등 적격증빙이 있어야 하며, 이 때 직원들 개인카드로 지출한 금액을 회사 경비로 처리하기 위해서는 지출결의서 등에 의해 해당 비용이 법인등에 귀속됨이 객관적으로 증명 가능해야 합니다.(또한, 경비로 처리된 개인카드 사용분은 직원들 개인 소득공제용 사용금액에서 제외하도록 해야 합니다.)

상기 서술한 사항을 종합하여, 사업자 유형별/지급대상별 실무상 식대 처리방법을 정리해 보면 다음과 같습니다.


개인사업자의 식대처리

개인사업자의 경우는 직원들의 식대에 대해서는 매입세액공제 및 비용처리가 가능하나, 사업주 대표자 본인의 식대는 사업과 무관한 비용으로 보아 매입세액공제가 불가하며, 비용처리 또한 할 수 없습니다.

직원이 없는 개인사업자 (1인 개인사업자)

사업자 본인의 식대 또한 사업관련 경비라고 생각하실 수 있지만, 세법은 사업자 본인의 식대를 가사(家事)관련 경비로 보아 필요경비로 인정하지 않습니다. 즉 본인식대를 복리후생비로 처리하면 안 됩니다.

더불어 1인 사업자의 경우 "복리후생비" 명목의 지출이 있으면 안 되는 것이 원칙입니다. 대표자의 복리후생비는 식대와 마찬가지로 가사성경비로 보기 때문입니다.
※ 주의할 점 실제로 직원을 고용하고 있더라도 세무상 인건비신고와 4대보험 신고를 누락하면 직원을 고용하지 않은 것으로 보아 1인 개인사업자로 간주됩니다. 따라서 직원 인건비신고를 적절하게 하지 않으셨다면, 1인 개인사업자와 마찬가지로 식대, 복리후생비 지출액 전부를 비용처리 할 수 없게 됩니다.

직원이 있는 개인사업자

직원이 있는 개인사업자는 근로자를 위해 지출한 식대와 복리후생비를 경비처리 할 수 있으며 부가세매입세액공제도 받을 수 있습니다. 따라서 근로자를 위해 지출한 식대를 경비처리 하시려면 인건비와 4대보험을 신고하셔야 하며, 그렇지 않았을 경우 1인 개인사업자와 마찬가지로 인건비, 식대, 복리후생비를 전혀 비용처리를 하지 못합니다.

그러므로 평소 4대보험 및 인건비 신고에 추가적으로 드는 비용이 부담스러우시더라도, 식대와 복리후생비의 경비처리까지 고려하면 인건비 신고를 하시는 것이 절세에 훨씬 도움이 됩니다.


법인사업자의 식대처리

법인사업자의 경우 대표이사 본인과 직원 모두의 식대를 복리후생비로 처리 가능합니다. 법인세법에서는 복리후생비에 대해 구체적인 한도 규정을 두고 있지는 않지만, 사회통념상 타당하다고 인정되는 범위를 벗어나는 복리후생비는 세무상 비용으로 인정받지 못할 수 있습니다.

법인세 기본통칙 25-0…4는 정상적인 업무를 수행하기 위하여 지출하는 회의비 또는 사내 또는 통상회의가 개최되는 장소에서 제공하는 다과 및 음식물 등의 가액 중 사회통념상 인정될 수 있는 범위내의 금액(통상회의비)은 각 사업연도 소득금액 계산상 손금산입 할 수 있는 회의비에 해당되나, 이를 초과하는 금액과 유흥을 위하여 지출하는 금액은 접대비로 본다고 명시하고 있습니다.

이를 통해 세법에서 말하는 “사회통념상 타당하다고 인정되는 범위”에 대해 유추해 볼 수 있으나, 실제로 ‘사회통념상 타당하다고 인정되는 범위’가 어느 정도인지 판단하는 것이 쉬운 일은 아니며, 회사의 지급능력, 종업원의 직위나 연봉 등을 종합적으로 감안해서 사회통념상 타당한 범위 내인지를 판단하게 됩니다. 법인세법 기본통칙 25-0…4 【회의비와 접대비 등의 구분】 ① 정상적인 업무를 수행하기 위하여 지출하는 회의비로서 사내 또는 통상회의가 개최되는 장소에서 제공하는 다과 및 음식물 등의 가액 중 사회통념상 인정될 수 있는 범위내의 금액(“통상회의비”라 한다. 이하 같다)은 이를 각 사업연도의 소득금액 계산상 손금에 산입한다. ② 제1항에 규정하는 통상회의비를 초과하는 금액과 유흥을 위하여 지출하는 금액은 이를 접대비로 본다.

복리후생비 처리를 위한 야근식대 관리

직원들의 야간근무 시 식사대는 세무조사 시 접대비로 불필요한 오해를 받을 수 있으므로 평소에 객관적인 서류를 작성해 과세당국의 입증요구에 대비하는 것이 좋습니다. 서류를 구비해 놓지 않으면 정상적으로 지급한 복리후생비가 접대비로 간주되어 세무상 불이익을 당할 수 있습니다.

과세당국에서는 법인이 비용을 지출할 때 정상적인 법인의 업무와 관련하여 지출되는 것으로 볼 수 있으나 “대외적인 증빙으로 세법에서 인정하는 것은 법적으로 정한 정규증빙 뿐만 아니라 그 거래 사실 등까지 입증되는 모든 객관적인 증빙”을 통하여 법인의 비용임을 입증해야 한다고 요구하고 있습니다. 야간근무일지에 의해 야근식대 지급 시 지급증빙서류 인정 여부에 대한 국세청 예규는 다음과 같습니다. 법인이 연장근무하는 사용인에게 야근식대로 지급하는 금액에 대한 증빙서류는 당해 사용인의 인적사항, 근로제공일, 연장근로시간, 지급금액, 지급사실 등을 확인할 수 있는 정도의 것을 비치ㆍ보존하여야 하는 것임. - (법인46012-4152, 1998.12.30.) - 법인이 연장근무 근로자에게 야근식대로 지급한 금액에 대하여 비자금 조성, 부당행위 등의 의심을 받지 않으려면 법인신용카드를 통해 야근식대를 결제하고 해당 신용카드매출전표와 연장근무 근로자 명단, 연장근무 업무내역 등을 상세하게 기재한 문서를 구비하는 것이 필요합니다.

다만, 야근이 자주 발생하지 않아 야근식대 금액이 소액일 경우 업무상 번거로움을 덜기 위해 신용카드매출전표와 이를 첨부하는 지출내역서에 간단하게 날짜, 근무자의 수, 야근식대 비용만을 기재하여 보관하는 것도 하나의 방법이 될 수 있겠습니다.


복리후생비 처리를 위한 회식비용 관리

직원들의 회식비용 역시 세무조사시 접대비 지출로 의심받기 쉬운 항목으로서 내역을 소명하라는 요구를 받을 수 있어 이에 대한 대비책 마련이 필요합니다. 회식비를 복리후생비로 처리하기 위해서는 회식(회의)목적, 장소, 참가자, 지출액 등을 기록한 “회식(회의)비지출내역서” 등을 작성 및 비치하여 과세당국의 소명요구에 대응할 수 있는 수준의 입증자료를 구비하여야 합니다.

필요경비 입증책임에 대한 대법원 판례는 다음과 같습니다. 과세처분의 적법성에 대한 입증책임은 과세관청에게 있으므로 과세소득확정의 기초가 되는 필요경비도 원칙적으로 과세관청이 그 입증책임을 부담하나, 필요경비의 공제는 납세의무자에게 유리한 것일 뿐 아니라 필요경비의 기초가 되는 사실관계는 대부분 납세의무자의 지배영역 안에 있는 것이어서 과세관청으로서는 그 입증이 곤란한 경우가 있으므로 그 입증의 곤란이나 당사자 사이의 형평을 고려하여 납세의무자로 하여금 입증케 하는 것이 합리적인 경우에는 입증의 필요를 납세의무자에게 돌려야 함.
- (대법원 91누10909, 1992.07.28.) -
다른 비용도 마찬가지겠지만 사후에 손금부인이나 소명요구 등 예상치 못한 세금부담이나 불편한 상황을 겪지 않으려면 업무처리에 대한 합리적 근거를 갖추는 것이 중요하다고 할 수 있겠습니다.